先日、資料作成の依頼を受け、パワーポイントで完璧に仕上げたプレゼン資料をいざ共有してみると、なぜかフォントが違うものに置き換わってしまい、レイアウトが崩れてしまいました。
そんな経験はありませんか？
「自分のPCではきれいに表示されていたのに！」と焦る前に、その原因と、誰でも簡単にできる解決策を知っておきましょう。
レイアウト崩れの原因は「フォント」にあり
プレゼン資料のフォントが崩れてしまう最大の原因は、資料を作成したPCと、開くPCで「使えるフォントが違う」ことにあります。
たとえば、あなたが特別にダウンロードしたお洒落なフォントを使って資料を作ったとします。この資料を、そのフォントがインストールされていない相手のPCで開くと、PowerPointは表示できる別のフォント（例えば「メイリオ」など）に自動的に置き換えてしまいます。
これが、文字のサイズや間隔が変わり、せっかくのレイアウトが台無しになってしまう原因です。
解決策
１．標準的なフォントを使用する
Arialやメイリオ、游ゴシックなど、多くのパソコンに標準で入っているフォントを使用すると互換性が高いです。
２．フォントをファイルに埋め込む
PowerPointの保存オプションで、使用したフォントをファイルに埋め込むことができます。これにより、相手のパソコンに同じフォントがなくても、作成時と同じように表示されます。
上記の2つがありますが、使用したフォントにこだわりたかったので、フォントをファイルに埋め込むことにしました。
フォントを埋め込む手順
1. 「ファイル」タブから「オプション」を開く
まずは、PowerPointの「ファイル」タブをクリックし、左側のメニューから「オプション」を選択します。
2. 「保存」メニューで設定をオンにする
「PowerPointのオプション」ウィンドウが開いたら、左側のメニューから「保存」を選びます。
下の方にある「ファイルにフォントを埋め込む」という項目にチェックを入れます。
3. 埋め込み方法を選んで完了！
チェックを入れると、2つのオプションが表示されます。
- 「使用されている文字だけを埋め込む」：ファイルサイズを抑えたい場合に適しています。相手は資料を「閲覧」するだけでOKな場合におすすめです。
- 「すべての文字を埋め込む」：相手が資料を「編集」する可能性がある場合に選びます。フォントの情報がすべて含まれるため、ファイルサイズはかなり大きくなります。
用途に合わせてどちらかを選び、「OK」をクリックして保存すれば設定は完了です。
まとめ
これでフォント崩れの心配なし！
この簡単な設定をしておくだけで、大切なプレゼン資料のデザインが崩れることなく、より安心して共有できるようになります。
こだわりのフォントを活かして、あなたの想いが詰まったプレゼン資料を、最高の状態で届けましょう！
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