パソコンであれこれ‥‥‥Word編Vol.1「ぱせさぽ」

最近、Word文書をデータで送っていただく機会が多く、プリントアウトしたものはとても綺麗に作成されているのに、データを見た時にちょっと残念に思うことが多々あります。そのデータからは、作成した方の苦労が読み取れます。Wordには便利な機能が沢山ありますので紹介していきます。

知っておくと便利な文字の入力方法を3つ紹介

日付の入力

2025年（今現在の西暦）と入力して確定してEnterキーを押すと、今日の日付が入力されます。

頭語に対する結語の入力

• 「拝啓」と入力して確定してEnterキーを押すと自動で「敬具」が入力されます。
• 「記」と入力して確定してEnterキーを押すと自動で「以上」が入力されます。

あいさつ文の挿入

[挿入]タブ→[テキスト]グループ→[あいさつ文]→[あいさつ文の挿入]クリックして[あいさつ文]ダイヤログボックスを表示。

それぞれ選んでOKボタンをクリックすると、以下の文章が一発で入力 出来ます。

上記3つの機能を使って以下のように文字入力をします。

※ポイントはすべての文章を最初に打ち込み、その後にそれぞれの書式設定をしていくことです。

文書の体裁を整えよう

段落の配置

１・４・５行目は[ホーム]タブ→[段落]グループ→[右揃え]をクリック。

7行目は、[ホーム]タブ→[段落]グループ→[中央揃え]をクリック。

文字列の書式設定

7行目の文字列を選択して、[ホーム]タブ→[フォント]グループ→[フォントサイズ]の▼→[18]をクリック、[太字]をクリック、[下線]をクリックします。

均等割り付け

19行目の「開催日」を選択して、[ホーム]タブ→[段落]グループ→[均等割り付け]をクリックして、[文字の均等割り付け]ダイヤログボックスを表示。

[新しい文字列の幅]に[4]と入力。OKをクリック

同様に、「時間」「会場」も均等割り付けしてください。

インデントの設定

19～22行目を選択して、[ホーム]タブ→[段落]グループ→[インデントを増やす]を５回クリック。

箇条書き

19～22行目を選択して、[ホーム]タブ→[段落]グループ→[箇条書き]の▼→[行頭文字ライブラリー]の[◆]をクリック。

行間隔の設定

19～23行目を選択して、[ホーム]タブ→[段落]グループ→[行と段落の間隔]→[2.0]をクリック。

最後に23行目のインデントを7回クリックして増やしてください。

これで完成です！

メール添付の基本ルール

Word文書をメールで送る時の基本ルールとして知っておいてほしいことがあります。それは、WordとPDFの両方を添付して送る事です。

 Wordファイルは編集が容易で柔軟性がありますが、デバイスや使用するアプリによっては、フォントやレイアウトが変わってしまうことがあります。 一方、PDFファイルはレイアウトが固定され、ほぼすべてのデバイスで同じ見え方を保つことができるからです。

私は、受信メールをいち早く気づくために、パソコンとスマホの両方で受け取るようにしています。その時に、添付ファイルにPDFも一緒に送られてくるとスマホでデータ確認が出来てとても便利です。

まとめ

今回の記事では、以下の内容を紹介しました。Wordにはまだまだたくさんの機能がありますので、すこしずつ発信していけたらと思います。

• 知っておくと便利な文字の入力方法を3つ紹介
• 文書の体裁を整えよう
• メール添付の基本ルール